Wyjazd służbowy skrojony na miarę

Poziom stresu przy organizacji wyjazdu służbowego czasami osiąga najwyższy poziom – dopinanie dokumentów, umów, rozmowy z prawnikami, konsultacje z przełożonymi, rezerwacja biletów, hotelu i tysiąc spraw w międzyczasie. Kto tego nie zna, nie wie, czym jest przygotowanie podróży służbowej – zazwyczaj organizowanej „na wczoraj”. Co zrobić, jeśli to na nasze barki spadnie obowiązek organizacji takiego wyjazdu? Jak znaleźć idealny hotel, dobre miejsce na kolację biznesową czy dobre połączenie lotnicze? I w dodatku jak zmieścić się w rozsądnym budżecie, tak by księgowa była zadowolona. Spytaliśmy o to Paulinę Kuziemko, Manager Business Travel Management w firmie Follow me!.

Autor

Karolina Wysocka

Organizacja podróży służbowej to często spore wyzwanie, które zajmuje bardzo dużo czasu. Coraz częściej firmy decydują się na outsourcing tej usługi, ponieważ jest ona pracochłonna i nie zawsze kończy się powodzeniem. Z jakimi problemami najczęściej borykają się osoby, które zostają w firmach oddelegowane do takiego zadania?  

Z naszych obserwacji wynika, że osoby, które sporadycznie zajmują się organizacją wyjazdów służbowych często borykają się z problemem braku atrakcyjnych cenowo i lokalizacyjnie hoteli, czy korzystnych połączeń lotniczych. Nie mając dostępu do specjalistycznych wyszukiwarek cenowych, ponoszą wysokie koszty, które mogą czasami nie zmieścić się w budżecie. Wtedy wybierają tańsze opcje, w nieodpowiedniej lokalizacji, nocleg bez wyżywienia lub w sporej odległości od miejsca docelowego podróży. Dużą trudność sprawia również organizacja przejazdów w obcych miastach, brak możliwości rezerwacji biletów kolejowych, transferów na lotnisko czy taksówki. 

Dlaczego warto skorzystać z usługi BTM?

Możliwość zlecenia obowiązków i zadań związanych z organizacją wyjazdu niezależnym, zewnętrznym specjalistom, odciąża pracowników danej firmy, gwarantując przy tym dużo niższe ceny. W wielu obszarach codziennej działalności biznesowej, firmy decydują się na obsługę specjalistów – jest to po prostu zazwyczaj bezpieczniejsze i tańsze rozwiązanie, a w przypadku organizacji podróży służbowych jest to dodatkowa oszczędność czasu. Podróżujący mają całodobowy, bezpośredni kontakt z naszym opiekunem, który może pomóc w sytuacjach awaryjnych. Dobra praktyką jest to, że nasi konsultanci przeprowadzają bezpłatnie analizę potrzeb danej firmy oraz przygotowują kompleksową ofertę w zakresie organizacji danej podróży. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu i współpracy z zaufanymi partnerami, oferujemy korzystne stawki u przewoźników, linii lotniczych czy w hotelach. 

Co dokładnie oferuje Business Travel Management?

Tak jak wspomniałam to kompleksowe rozwiązanie – podróż służbowa od A do Z. Zaczynając od rezerwacji hoteli, poprzez bilety lotnicze, tradycyjnych i tanich linii lotniczych, po rezerwację biletów autobusowych, promowych i kolejowych na całym świecie. Kończąc oczywiście na wynajmie samochodów oraz planowaniu transferów w kraju oraz za granicą. Dodatkowo także ubezpieczenia turystyczne i rezerwacje biletów na targi, kongresy, konferencje oraz wydarzenia kulturalne. Ponadto na coraz większą skalę zajmujemy się na przygotowaniem wyjazdów incentive dla firm z naszego regionu. 

Dla kogo ta usługa będzie szczególnie przydatna? Do kogo jest skierowana taka oferta?

Usługę tę docenią szczególnie firmy z branży informatycznej, consultingowej, morskiej, energii odnawianych, etc. Tak naprawdę niezależnie od wielkości – czy są to kilkunastoosobowe rodzinne firmy, czy korporacje. Wyznacznikiem nie jest również to, czy jest w danej firmie osoba lub dział dedykowany podróżom służbowym, czy też zajmuje się tym pracownik na co dzień mający inne obowiązki – warto mieć pod ręką taką usługę – jako rozwiązanie w sytuacjach awaryjnych, ponieważ nasz dział jest dostępny dla naszych klientów przez siedem dni w tygodniu, przez całą dobę. 

Podsumowując, jakie są największe korzyści Business Travel Management oferowanej przez Follow me!? 

Fachowe doradztwo i outsourcing przy organizacji podróży dla firmy, to duża oszczędność czasu i kosztów. Odpowiadając na potrzeby naszych klientów biznesowych, proponujemy nowocześnie rozumianą obsługę podróży służbowych – Business Travel Management. Siedmioosobowy zespół BTM czuwa nad każdym detalem takiego wyjazdu. Oferta zawsze dopasowana jest do indywidualnych potrzeb firmy i zawiera cały katalog usług, które są korzystne cenowo i dobrze zaplanowane logistycznie. Klientem opiekujemy się od wyjścia z domu do powrotu z podróży.  

Co więcej, oferujemy 24-godzinny bezpośredni kontakt z Opiekunem Klienta, realne obniżenie kosztów podróży nawet o 23% oraz dogodne formy płatności i fakturowania. Poza tym, kompleksowe i przejrzyste zarządzanie wyjazdami pracowniczymi, a także raporty i analizy dotyczące wyjazdów firmowych. W skrócie, zapewniamy komfort podróżowania oraz znaczne ograniczenie wydatków. 

Dziękuję za rozmowę.

 

 
Follow me!
ul. A. T. Wendy 10A
Szczecin

Łasztownia
tel: +48 91 485 04 22 wew. 7

2( 135)
luty'20
gajda