Hit czy kit? Oceniamy KSeF

Beata Bukowiecka

Księgowa, właścicielka biura prowadzącego księgowość transgraniczną, specjalistka  ds. księgowości niemieckiej

Krajowy System e-Faktur (KSeF) budzi dziś sporo emocji wśród przedsiębiorców. Pojawiają się obawy o funkcjonalność systemu, bezpieczeństwo danych oraz pytania o to, co stanie się w przypadku ewentualnych awarii. Z perspektywy praktyka mogę jednak powiedzieć, że KSeF nie jest tak straszny, jak często się go przedstawia.

W praktyce wdrożenie KSeF sprowadza się do zsynchronizowania programu do wystawiania faktur z systemem Ministerstwa Finansów. Autoryzacja – na przykład przez popularne programy do fakturowania – zajmuje kilkadziesiąt sekund. Od tego momentu przedsiębiorca wystawia faktury tak jak dotychczas, a system często automatycznie przesyła je do KSeF w ułamku sekundy. Nie wymaga to dodatkowych, skomplikowanych czynności ani zaawansowanej wiedzy technicznej.

Z mojego doświadczenia wynika, że system jest prosty i czytelny, a obawy przed jego „zawieszeniem się” są dziś większe niż realne ryzyko. Podobne lęki towarzyszyły przedsiębiorcom przy wprowadzaniu plików JPK. Przedsiębiorcy bardzo szybko przyzwyczajają się do nowych rozwiązań, zwłaszcza gdy widzą, że upraszczają one codzienną pracę.

Warto też spojrzeć na KSeF szerzej – jako element europejskiego trendu cyfryzacji rozliczeń podatkowych. We Włoszech e-fakturowanie funkcjonuje od lat, a kolejne kraje Unii Europejskiej przygotowują podobne rozwiązania. Docelowo systemy te mają być ze sobą kompatybilne w skali całej UE. Z perspektywy firm działających transgranicznie, w tym na rynku niemieckim, jest to krok w dobrą stronę.

Podsumowując – KSeF to zmiana, ale nie rewolucja. Przy odpowiednim przygotowaniu i wsparciu biura księgowego nie ma powodów, by się go obawiać.

Joanna Szymańska

Doradca podatkowy, MTL Szymańska & Zielińska Księgowość sp. z o.o.

Wprowadzenie KSeF to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Ma on potencjał znacząco usprawnić rozliczenia dzięki automatyzacji procesów, centralnemu archiwum dokumentów oraz większej spójności danych pomiędzy kontrahentami i administracją. Faktury trafiają do obiegu w momencie nadania numeru KSeF, co w teorii przyspiesza księgowanie i ogranicza ryzyko sporów. Dodatkowo dokumentów nie można zmienić ani usunąć, a ich przechowywanie przez 10 lat w systemie eliminuje problem zagubionych faktur. Dla firm odpowiednio przygotowanych oznacza to szansę na realną automatyzację procesów finansowo-księgowych oraz lepszą kontrolę nad obiegiem dokumentów.

Jednocześnie KSeF wprowadza istotne ryzyka operacyjne i technologiczne. Najważniejszym z nich jest silne uzależnienie od systemu Ministerstwa Finansów – jego ewentualne awarie mogą blokować możliwość wystawiania faktur, co bezpośrednio wpływa na sprzedaż i płynność finansową przedsiębiorstw. Dodatkowo błędy techniczne lub niezgodności struktury mogą skutkować odrzuceniem dokumentów, które w sensie prawnym nie będą istniały. Wdrożenie KSeF wymaga także gruntownej zmiany procesów wewnętrznych, dostosowania systemów IT oraz precyzyjnego zarządzania uprawnieniami użytkowników.

KSeF nie jest więc ani jednoznacznym „hitem”, ani „kitem”. To narzędzie, którego efektywność zależy przede wszystkim od poziomu przygotowania organizacji – dla jednych stanie się przewagą konkurencyjną, dla innych może być źródłem poważnych wyzwań.

Jacek Kuśmierek

Specjalista ds. wdrożeń  ERP Symfonia, Patcom

Jako firma na co dzień wdrażająca systemy finansowo-księgowe oraz handlowe postrzegamy KSeF jako „hit z wyzwaniami”. Z jednej strony jest to niezwykle ważny krok w kierunku cyfryzacji i automatyzacji procesów księgowych, który porządkuje obieg dokumentów, minimalizuje ryzyko błędów i w dłuższej perspektywie znacząco ułatwia codzienną pracę działów finansowych oraz handlowych. Z drugiej strony, w początkowym okresie obowiązywania systemu, wprowadzenie KSeF może wiązać się z dużym obciążeniem organizacyjnym i technologicznym, które dotyczy praktycznie każdego przedsiębiorstwa, a także firm wdrożeniowych takich jak nasza.

Najbardziej odczuwalne zmiany dotyczą przede wszystkim działów księgowych i handlowych, które muszą w krótkim czasie dostosować swoje procesy, procedury oraz narzędzia informatyczne. Na szczęście istnieją rozwiązania i narzędzia wspierające to wdrożenie, takie jak programy Symfonia i Saldeo, które automatyzują wiele czynności związanych z KSeF. Dzięki tym narzędziom firmy mogą przejść przez proces wdrożenia sprawniej, bezpieczniej i z mniejszym stresem dla pracowników.

Michał Wojtas

Doradca podatkowy, doradca sukcesyjny, właściciel SUKCES-JA Kancelaria Podatkowa i Sukcesyjna w Szczecinie

– Reklama –

KSeF na pewno oznacza ogromną zmianę sposobu funkcjonowania przedsiębiorstw i osób fizycznych będących podatnikami VAT. Odpowiadając wprost – ani hit, ani kit. Z jednej strony dochodzi do nowych obowiązków i zapewne, w tym roku, do zwiększenia nakładu sił i środków aby sprostać nowemu systemowi wystawiania faktur. Z drugiej strony, system KSeF mimo drobnych mankamentów wydaje się przygotowany na tą rewolucję. Niemal wszyscy podatnicy VAT od 1 kwietnia br. zostaną zmuszeni do wystawiania faktur przez system. Istnieje kilka wariantów wystawiania faktur w systemie KSeF, zatem wystarczy się tego po prostu nauczyć.

Dla mikro podatników, czyli tych których obroty przekroczą miesięcznie 10 tys. zł w 2026 r., w tym zwolnionych z VAT, oznacza to rewolucję – faktury w PDF nie będą już dalej możliwe do wystawienia i wysłania. Mogą skorzystać z aplikacji podatnika 2.0 i tak w prosty sposób wystawić fakturę. Mali i średni, korzystający z programów księgowych lub usług biur księgowych, będą mieli funkcjonalność wystawiania faktur w swoich programach. KSeF tak naprawdę był wyzwaniem dla dużych firm, korzystających z indywidualnych systemów zintegrowanych. W tym przypadku znalazło się najwięcej wyzwań integracyjnych. Najwięcej pracy z tą zmianą mieli również księgowi, którzy musieli przygotować siebie i swoich klientów na nowy system.