KSeF to system Ministerstwa Finansów, umożliwiający wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych. Dla dużych firm nowe przepisy wejdą w życie od wspomnianej już daty, dla wszystkich pozostałych – od 1 kwietnia 2026 roku. Drobne wyjątki przewidziano jedynie dla mikroprzedsiębiorców o najmniejszej skali sprzedaży, bowiem ich termin został przesunięty do 2027 roku. Zmiany są nieuniknione, a pytanie brzmi: jak się do nich przygotować, aby zyskać, a nie stracić?
Transformacja cyfrowa szansą na rozwój
W KSeF każda faktura będzie miała ustandaryzowaną, elektroniczną formę. Przekazywanie dokumentów będzie odbywać się w sposób bezpieczny, automatyczny i możliwy do śledzenia w czasie rzeczywistym. Dla wielu firm oznacza to konieczność zmiany dotychczasowych procedur, w dłuższej perspektywie KSeF może stać się katalizatorem usprawnień. Automatyzacja procesów, eliminacja papierowej dokumentacji, szybsze rozliczenia i mniejsze ryzyko błędów to korzyści, które bezpośrednio przekładają się na oszczędność czasu i pieniędzy.
Dlaczego lepiej zapoczątkować zmiany już teraz?
Wdrożenie nowego systemu to proces, który wymaga czasu. W firmach średnich i dużych zajmuje zwykle od 10 do 12 tygodni, w mniejszych – od 5 do 7 tygodni. Najwięcej pracy wymaga dostosowanie procedur wewnętrznych, integracja z dotychczasowymi systemami oraz przeszkolenie pracowników.
Odkładanie decyzji na ostatnią chwilę może skończyć się pośpiechem, błędami i chaosem. Firmy, które przygotują się wcześniej, zyskają spokój, płynne przejście do nowych przepisów i czas na oswojenie się z nowym sposobem pracy.
Symfonia i Patcom
Symfonia jest liderem wśród dostawców rozwiązań ERP w Polsce. Patcom, autoryzowany partner Symfonii, od lat wdraża rozwiązania wspierające firmy w cyfrowej transformacji. Zespół najpierw analizuje potrzeby przedsiębiorstwa, a dopiero potem proponuje konkretne narzędzia i sposób ich wykorzystania. Wdrożenie przebiega sprawnie, a nowe systemy faktycznie ułatwiają codzienną pracę.
Dwa narzędzia, które zmienią codzienność
Symfonia KSeF jest systemem zaprojektowanym pod kątem nowych przepisów, który obsługuje cały proces e-fakturowania: wysyła dokumenty do KSeF, pozwala na uzupełnienie ich o załączniki i dodatkowe informacje oraz je archiwizuje. Program działa w tle, wychwytuje błędy i dba o zgodność z wymogami prawa.
Symfonia eDokumenty to cyfrowe archiwum i narzędzie do zarządzania obiegiem dokumentów w firmie. Umożliwia podgląd dokumentów w każdej chwili i łatwe ich wyszukiwanie. Dzięki aplikacji możliwe jest sprawne akceptowanie dokumentów, a w połączeniu z KSeF pozwala całkowicie odejść od papierowej dokumentacji.
Gotowi na przyszłość?
Przygotowanie firmy do pracy w KSeF to proces, którego nie da się przeprowadzić z dnia na dzień. W dużych organizacjach może on potrwać kilka miesięcy, w mniejszych – przynajmniej kilka tygodni. Rozpoczęcie działań z wyprzedzeniem pozwala uniknąć pośpiechu i wdrożyć zmiany w uporządkowany sposób. Zespół zyska czas, aby oswoić się z nowymi narzędziami, a firma może spokojnie dopracować procedury i przetestować system w praktyce.
Patcom zaprasza przedsiębiorców do rozmowy o wdrożeniu rozwiązań Symfonii. Zmiany wchodzą w życie już w 2026 roku, a im wcześniej firma się przygotuje, tym łatwiej przejdzie przez ten proces.
