Zakładając firmę, ważne jest wybranie formy opodatkowania i sposobu prowadzenia rozliczeń podatkowych. Warto zastanowić się nad tym, czy prowadzenie księgowości we własnym zakresie jest najlepszym rozwiązaniem, czy też lepiej zlecić to profesjonalistom.
Prowadzenie księgowości samemu może wydawać się atrakcyjne ze względu na dostępność informacji w Internecie. Problemem może być ewidencja dla celów VAT i wysyłanie co miesiąc plików JPK VAT. Ale i w tym przypadku jest do dyspozycji darmowa aplikacja ministerialna. Choć samodzielne prowadzenie księgowości może być tańsze, warto rozważyć, czy jest to najbardziej efektywne rozwiązanie.
Czas poświęcony na sprawy księgowe może być lepiej wykorzystany na rozwój biznesu. Jeżeli jednak chcemy ograniczyć ryzyko i czas spędzany nad edukowaniem w notorycznie zmieniających się przepisach podatkowych staniemy przed dylematem jak wybrać właściwego specjalistę, któremu będziemy mogli zaufać i spokojnie zająć się rozwojem własnego biznesu — mówi Agnieszka Zamaro-Wiśniewska, Dyrektorka Operacyjna Zamaro Tax & Accounting sp. z o.o.
Różnorodność możliwości
Na polskim rynku istnieje wiele firm oferujących usługi księgowe. Jednak tylko wybrane z nich potrafią sprostać wymaganiom dzisiejszego biznesu. Różnice między nimi wynikają głównie z zakresu ich działalności, oferowanych usług oraz rodzaju klientów. Jakie oferty znajdziemy na rynku? Banki często udostępniają swoje aplikacje czy usługi księgowe online, duże platformy internetowe prowadzące księgowość online bez dopasowania ewidencji do indywidualnych wymagań bądź specyficznych rozliczeń występujących w niektórych formach działalności; księgowe etatowe prowadzące rozliczenia podatkowe w warunkach domowych, jednoosobowe biura rachunkowe, biura rachunkowe zatrudniające kilku, kilkunastu pracowników, czasem z oddzielnymi kadrami czy specjalizacjami wewnątrz zespołów, czy też duże kancelarie podatkowe. Każda z powyższych form prowadzenia księgowości ma różne podejścia do klienta, sposoby reagowania na jego potrzeby czy istniejące procedury w organizacji.
Kluczowe czynniki przy wyborze biura rachunkowego
Obecnie usługi księgowe może świadczyć każdy. Nie ma wymagań w zakresie wykształcenia czy certyfikacji zawodu. Certyfikaty poświadczające uprawnienia do prowadzenia księgowości wydawano do 10 sierpnia 2014 roku. Po 10 latach uwolnienia zawodu księgowego pojawiają się próby ponownej jego certyfikacji jako zawodu zaufania publicznego. Obecnie dostępne certyfikaty wystawiane są przez komercyjne firmy. Przyznają je odpłatnie po spełnieniu dość niskich wymagań, w tym testów do wielokrotnego wypełnienia – wyjaśnia Dyrektorka Operacyjna Zamaro Tax.
Wybór księgowego nie jest prosty. Na co dzień atakują nas reklamy typu „księgowość za złotówkę” czy informacje o rzetelności i profesjonalnych usługach jakichś biur. W takich warunkach polegamy często na poleceniach znajomych, opiniach w internecie czy wyborze księgowej z bliskiego otoczenia. Polecenia nie zawsze się sprawdzą. Dużo zależy od formy prowadzonej działalności i branży. To, co działa dobrze u kosmetyczki w JDG, nie sprawdzi się w przypadku spółki akcyjnej. Również opinia nie zawsze ma przełożenie na zadowolenie klienta. Nie wszystkie zawarte np. w internecie opinie są wiarygodne, niektóre mogą być stronnicze. Warto rozmawiać bezpośrednio z obecnymi lub byłymi klientami biura rachunkowego.
Na co warto zwracać uwagę?
Profesjonalna strona internetowa czy wizytówka biura z zakresem usług, doświadczeniem i pokazaniem zespołu stanowi dobre źródło poszukiwań. Warto zwrócić uwagę czy biuro ma polisę ubezpieczeniową. Jest ona wymagana jedynie w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych. Księgowość uproszczona nie posiada takich obowiązków. Minimalna kwota ubezpieczenia to 10 tys. euro. Obsługa kadr i płac czy doradztwa wymaga zawarcia dodatkowych, nieobowiązkowych polis. Ważne jest czy biuro korzysta z legalnego oprogramowania i ma wykupione licencje, czy jest ono rozwijane i aktualizowane do zmieniających się wymogów prawnych, czy inwestuje w technologie informatyczne, systemy bezpieczeństwa oraz ochronę danych.
– Reklama –
Bezpieczeństwo i kontrola mają równie duże znaczenie, co jakość świadczonych usług. Dobre biuro rachunkowe zadba o swoich klientów, udostępniając im programy do fakturowania czy platformy do wymiany dokumentów, co eliminuje ograniczenia związane z lokalizacją firmy. Warto sprawdzić jak zabezpieczone są serwery biura, czy istnieje polityka bezpieczeństwa danych oraz jak wygląda obieg dokumentów między biurem a klientem. Kolejny element to doświadczenie kadry. Szczególnie jeśli firma klienta działa w skomplikowanej lub specyficznej branży. Ważne wtedy jest nieustanne podnoszenie kwalifikacji.
Wszechstronne i multidyscyplinarne wykształcenie jest priorytetem Zamaro Tax & Accounting sp. z o.o. przy doborze kadry. Warto sprawdzić, czy pracownicy danego biura rachunkowego doszkalają się we własnym zakresie, czy też firma inwestuje w zorganizowany sposób w personel. Warto zadać pytanie, jak biuro wspiera działalność klienta, jaki jest zespół, jakie ma doświadczenie i czy jest możliwy kontakt bezpośredni z księgową prowadzącą. Dobra księgowa powinna być dyskretna i lojalna wobec klienta. Nasze biuro zachowuje szczególne procedury w tym zakresie, a każdy księgowy jest zobowiązany do zachowania wszelkiej poufności o pozyskanych informacjach – dodaje Agnieszka Zamaro-Wiśniewska.
Klucz do sukcesu — specjalizacja
Biura rachunkowe ukierunkowują się, w jakich ewidencjach i branżach będą się specjalizować. Warto na to zwrócić uwagę, gdyż są takie, które specjalizują się w rozliczeniach marynarzy czy osób fizycznych podejmujących pracę za granicą, inne zajmują się jedynie uproszczonymi ewidencjami gospodarczymi. Są też biura obsługujące flipy i branżę wynajmu nieruchomości. Zdecydowanie mniej biur świadczy usługę prowadzenia ksiąg rachunkowych, ze względu na obowiązkowe ubezpieczenie i niezbędną wiedzę. To najtrudniejszy, najbardziej skomplikowany sposób rozliczenia. Sprawozdawczość finansowa to lata nauki, tu nie ma możliwości zdobycia doświadczenia bez praktyki w zawodzie.
Biuro Zamaro Tax & Accounting specjalizuje się w spedycji morskiej, żegludze śródlądowej i usługach agencji statkowych. Nasza znajomość tej branży sięga roku 2000. Od kilkunastu lat prowadzimy też księgi branży usług budowlanych w tym rozliczania kontraktów długoterminowych oraz sprzedaży internetowej – e-commerce. Spółki międzynarodowe z raportowaniem centralnym też nie są nam obce. Biuro ma wsparcie biegłego rewidenta oraz kancelarii prawnej. Ma to szczególne znaczenie przy większych podmiotach gospodarczych, gdyż firmy podlegające badaniu sprawozdania finansowego wiedzą, że zapewnimy bezproblemową obsługę weryfikacji ksiąg – stwierdziła Dyrektorka Operacyjna Zamaro Tax.
Korzyści z usług biura rachunkowego
Wybierając biuro rachunkowe, warto dokładnie przeanalizować proponowane przez nie ceny i zestawić je z ofertami konkurencji. Dobre biuro rachunkowe może znacznie przyspieszyć i usprawnić przepływ informacji finansowej w firmie, co w rezultacie przyniesie oszczędności. Z drugiej strony, niewłaściwy wybór biura może przynieść firmie szereg ryzyk finansowych i prawnych. Wybierając, warto zatem kierować się jego specjalizacją. To, które sprawdzi się u osoby będącej na ryczałcie, nie będzie odpowiednie dla spółki. Porównując ceny, weryfikujmy, co jest zawarte w danej stawce. Niższe ceny mogą wydawać się kuszące, ale istotne jest sprawdzenie, czy nie są one powiązane z ograniczonym zakresem usług lub dodatkowymi opłatami. Z drugiej strony, wyższe stawki mogą oznaczać bardziej kompleksowe wsparcie i dostęp do doświadczonych specjalistów. Czasami wybór nieco droższej opcji może przynieść większe korzyści w dłuższej perspektywie, np. poprzez strategiczne doradztwo, pomoc w optymalizacji podatkowej lub zapewnienie wyższego poziomu spersonalizowanych usług. Warto rozważyć czy potrzeba pomocy tylko w zakresie podstawowej księgowości, czy też szukamy wsparcia w bardziej złożonych kwestiach finansowych. Mogą nimi być audyty, planowanie podatkowe czy doradztwo biznesowe.
Kompletność informacji, bezpieczeństwo usług
Doświadczeni klienci zwracają uwagę na zastępowalność księgowych, ich dyspozycyjność, ale także przypisanie księgowej do firmy co pozwala na dostosowanie się do indywidualnych potrzeb i wymagań przedsiębiorcy. Nie bez znaczenia jest też częstotliwość otrzymywanych sprawozdań finansowych, zestawień rozrachunków z kontrahentami czy informacji o brakujących dokumentach. Dużą wartością jest współpraca z profesjonalnymi podmiotami: biegłym rewidentem czy kancelarią prawną. Ogranicza to ryzyka błędu i odpowiedzialności kierownictwa za prowadzenie spraw spółki. Wykwalifikowana księgowa nie tylko zaksięguje operacje gospodarcze, ale wyłapie nieprawidłowości czy zwróci uwagę na kwestie wymagające szerszego omówienia. Znaczenie ma również sama organizacja biura – czy ma wydzieloną obsługę kadrowo-płacową i dwustopniową weryfikację, nadzór nad pracą księgowych. Duże firmy mogą potrzebować wsparcia w zakresie audytów, analiz finansowych, planowania podatkowego czy doradztwa strategicznego. Dla nich ważne jest również, aby biuro rachunkowe miało doświadczenie w pracy z firmami o podobnej skali i strukturze.
Wewnętrzna księgowość vs. biuro rachunkowe
– Reklama –
Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy rozwijać własny dział księgowości, czy postawić na usługi biura rachunkowego. Każde z tych rozwiązań ma swoje wady i zalety. W przypadku jednoosobowych działów księgowych możemy być np. pozbawieni ciągłości pracy księgowej z dnia na dzień. Do tego dochodzi poprawność wyliczeń i odpowiedzialność za pomyłki – pracownik odpowiada maksymalnie do trzykrotności wynagrodzenia, biuro zgodnie z umową zabezpieczoną polisą OC. Księgowość wewnątrz firmy wymaga dodatkowych nakładów czasowych na kontrolę pracy księgowych, organizację pracy oraz ponoszenia dodatkowych kosztów dostępu do szkoleń, literatury fachowej, platform podatkowych i oprogramowania finansowego. Dobre biuro rachunkowe również ponosi te koszty. Są one jednak wpisane w profesjonalną działalność i rozkładają się na wszystkich klientów biura.
Kluczowa decyzja dla firmy
Wybór biura rachunkowego to decyzja na lata. To strategiczny wybór partnera mogący mieć wpływ na prowadzenie biznesu, jego komfort i bezpieczeństwo.
Zamaro Tax & Accounting świadomie rozwija kompetencje pracownicze i stawia na partnerstwo między klientem a biurem. Wysoką jakość usług opieramy na sformalizowanych procedurach oferując jednocześnie indywidualne podejście do klienta i jego biznesu. Specjalizujemy się w prowadzeniu księgowości zgodnie z ustawą o rachunkowości spółek, fundacji rodzinnych czy dużych stowarzyszeń. Gwarantem najwyższych standardów jest bieżący nadzór biegłego rewidenta. Jesteśmy elastyczni i otwarci na potrzeby naszych klientów – zapewnia Agnieszka Zamaro-Wiśniewska.
