Od 2026 roku faktury elektroniczne staną się obowiązkiem. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie tylko kolejna zmiana przepisów – to milowy krok w stronę generalnej cyfryzacji procesów księgowych. Co oznacza dla firm? Jak się przygotować? O tym rozmawiamy z Jackiem Kuśmierkiem, ekspertem ERP Symfonia z firmy Patcom.
KSeF to centralny system teleinformatyczny, służący do wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych. Faktury te mają jednolity format XML, zgodny ze schematem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Ich wdrożenie ma przynieść szereg korzyści gospodarczych: uproszczenie wymiany dokumentów, szybszy zwrot VAT, zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego i lepszą kontrolę nad rozliczeniami.
Ważne terminy
Nowy obowiązek będzie wprowadzany etapami. Od 1 lutego 2026 roku KSeF stanie się obligatoryjny dla dużych firm (z obrotami powyżej 200 mln zł), a od 1 kwietnia tego samego roku – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorstw, w tym również podatników zwolnionych z VAT. Czasowe wyłączenie przewidziano dla mikroprzedsiębiorców, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł – dla nich KSeF będzie obowiązkowy dopiero od stycznia 2027 roku.
– Kluczowe pytanie brzmi: kiedy zacząć przygotowania? – mówi Jacek Kuśmierek. – Bazując na naszych analizach, pełne wdrożenie systemu KSeF trwa średnio od sześciu do nawet dwunastu tygodni. Wszystko zależy od skali organizacji. Najwięcej czasu zajmują procedury wewnętrzne: dekretacje, sprzęt, testy, szkolenia i integracja z systemami IT.
Z danych firmy Patcom wynika, że małe firmy, szczególnie te w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, mogą wdrożyć KseF w 5–6 tygodni. Mała spółka potrzebuje około 7 tygodni. Dla firm średnich i dużych to już 10–12 tygodni pracy i to przy odpowiednio zaplanowanym harmonogramie.
Czas na decyzje
Dlatego warto zacząć już teraz, zwłaszcza że nowoczesne narzędzia, takie jak Symfonia KSeF, pozwalają znacznie uprościć ten proces. Aplikacja łączy się bezpośrednio z KSeF Ministerstwa Finansów, automatycznie generuje faktury w odpowiednim formacie i integruje się z istniejącymi systemami księgowymi i magazynowymi, także tych spoza ekosystemu Symfonii.
– Użytkownicy nie muszą przesuwać całej organizacji na nowe tory. System działa w tle, automatycznie wychwytuje błędy, obsługuje awarie serwerów Ministerstwa Finansów i gwarantuje, że żaden dokument nie zginie po drodze – tłumaczy ekspert Patcomu.
Co istotne – Symfonia KSeF działa również w modelu freemium, umożliwiając wystawianie do pięciu faktur miesięcznie bez opłat. To idealne rozwiązanie dla mikrofirm, które chcą zacząć stopniowo i bez ryzyka, zaznajomić się z systemem bez pośpiechu. Więksi przedsiębiorcy mogą dobrać odpowiedni plan w zależności od swoich potrzeb i w razie potrzeby łatwo go skalować.
Nowe regulacje to też szansa. Automatyzacja, oszczędność czasu, porządek w dokumentach i integracja procesów to rozwiązania, które są realne i każda firma może z nich skorzystać. Warunek jest jeden: nie czekać na ostatnią chwilę.
– Reklama –
Więcej informacji na temat systemu, aplikacji Symfonia KSeF i oferty doradczej można uzyskać na stronie internetowej Patcom – autoryzowanym partnerze Symfonii.
